Referat fra Årsmøtet i Bjørkelangen Teaterlag 27. Mai 2009 Kl. 19.30,

SFO, Bjørkelangen skole.

 

Valg av ordstyrer:    Marit Lund

Valg av referent:     Cathrine Resch-Karlsen

 

Sak 1               Styrets beretning.

                        Se vedlegg.  Ingen kommentar til styrets beretning.

 

Sak 2               Regnskap.

Kasserer la frem regnskapet for perioden 01.05.2008 til 27.05.2009. Dette er et totalregnskap for perioden, driftsregnskap og resultatregnskap under ett. Regnskapet stemmer.  Se vedlegg.

Kommentar til regnskapet:

Post for kostymer bør deles opp i rekvisitter, parykker og kostymer i neste budsjett. Vi har på denne posten brukt mer enn budsjettert. Dette kommer av at noen av innkjøpene regnes som investeringer i også fremtidige forestillinger.

Årsmøtet vedtok oppdeling av posten ”kostymer” i neste busdjett.

Resultatunderskuddet for perioden var på Kr. 9.120,58,- Noe vi kan anse som et godt resultat.

Markedsføringen ligger litt over budsjettet. Mindre støtte til annonsering i år, sannsynligvis som en følge av at de fleste firmaer har vært forsiktig med sponsormidler i disse finanskrisetider.

.

Gode billettinntekter på foregående forestilling. Ca 850 betalende besøkende, noe som utgjør en stor prosentandel av kommunens befolkning.

Årsmøtet/fremtidig styre, vil se på løsninger for å nå ut til flere med eventuelle flere spilledager.

 

Sak 3               Styrets forslag til neste prosjekt.

                        Styret ønsker en stor forestilling tilsvarende Bjørneprinsen.

                        Et innkommet forslag som styret går for: ” Den lille havfrue” av Bjørn Pedersen.

Bjørn er igjen (heldigvis for alle teaterglade i kommunen) igang med  å skrive et nytt stykke til Bjørkelangen Teaterlag. Han ser for seg en stor forestilling med fokus på humor, sang og dans. Det blir som tidligere lagt vekt på spennende roller for de voksne i teaterlaget, og fokus på barna og ungdommene som er med. Det er også ønske om å ha med et kor på neste forestilling. Dette for å toppe sangnummerene våre ytterligere.

Det kom spørsmål om hvorvidt manuset ville være ferdig ved oppstart, noe som har vært et ønske hos noen tidligere år. Konklusjonen fra den diskusjonen er at: - hovedgrunnen til at Bjørn skriver underveis, er at han i løpet av produksjonene ser utvikling hos de på scenen, dette gir mulighet til utvidelse/forandring av roller underveis. Det er dette som gjør forestillingene våre unike. De er skrevet for oss, med utgangspunkt i medlemsmassen fra år til år. Tilpassing underveis vil det alltid være, uavhengig av ferdig manus eller ikke.

Det har vært ytret ønske om en ren Barneforestilling. Vurderer det til neste år.

Årsmøtets innstilling: Enstemmig for ”den lille havfrue” i månedskiftet oktober/november 2010.

Det er ønske om 2 forestillinghelger. Vi får ikke inn flere publikummere enn vi hadde nå. Styret tar kontakt med skolen for å sjekke leie av øving- og forestillingdager.

Forestilling gjenommføres under forutsetning av at vi får økonomisk støtte til å gjennomføre prosjeket og under forutsetning av egnede øvingslokaliteter.

 

Sak 4               Forslag til budsjett.

                        Se vedlegg. Dette blir et arbeidsdokument til neste styre.

                         Årsmøtet aksepterer styrets forslag til arbeidsdokument.

 

                         Medlemskontigenten/Kostymeavgift.

Åsmøtet har vedtatt at det ikke lenger skal skilles mellom medlemskontigent og kostymeavgift. Det ble vedtatt en liten økning, da vi har hatt samme pris siden oppstart.

Årsmøtets innstilling: Kontigenten  og kostymeavgiften slås sammen, til kr. 700,- pr år. Dette kan deles i to, forfall i slutten av august og i slutten av januar.

 

 

Sak 5               Valg.

Følgende er på valg: Marit,Hege, Bente, Elin, Vibeke, Karoline og Madelen

                        Vibeke og Karoline ønsker ikke å stille til valg for kommende periode.

                        Nye på valg er: Anders, Kari Anne og Cathrine.

Prosessen rundt dette valget ble en heftig diskusjon med sterke meninger og stort engasjement!

Det er visse organisatoriske regler å forholde seg til ved valg av styre. Vi fikk flere innspill på at disse måtte følges, samtidig som mange var opptatt av at de som stiller til valg også  blir  ledere i teaterets arbeidsgrupper (kulisser/kostymer/markedsføring osv). Dette  for å ha korte instruks og rapporteringslinjer. 

Konklusjon: Årsmøtet valgte å gå inn for et prøveprosjekt på ett år. Det ble valgt  styremedlemmer som også ble ledere for de forskjellige arbeidsgruppene i styret. Det vil samtidig også vurderes om det å sitte i styret, betyr at man automatisk må være leder av en arbeidsgruppe. Evaluering etter prosjektet slutt til neste årsmøte.

Det må nedsettes en valgkomite i god tid før neste årsmøte.

Årsmøtets valg av nesteårs styre ble:

Leder:                                                            Marit Lund

Sekretær:                                          Hege Solvang

Kasserer:                                            Bente Claussen

Kostyme:                                           Kari Anne Nesset

Markedsføring:                                              Anders Rensvold

Kulisser:                                               Anne Elin Pettersen

Teknikk, opp-/nedrigg:                                Cathrine Resch-Karlsen

Ungdomsrepresentant/sminke:                 Madelen Haugen

Elin Lund Nordby med ansvar for bevertning og Jon Andre Strand Pettersen er også i styret, men har ikke hovedgruppe ansvar.

Kunstnerisk leder:                             Bjørn Pedersen (møte og talerett)

Transport  og Rekvisitter må fordeles på styret.

 

Ref: Cathrine Resch-Karlsen